При 710 колони, стигнахме до стена, която не очаквахме.
Не защото направихме грешка.
Не защото някой “не планира добре”.
А защото системата правеше точно това, което трябваше да прави: развиваше се, за да отговори на реалните бизнес нужди.
Проектът вървеше перфектно.
Работните процеси на клиента станаха по-бързи.
Данните най-накрая имаха структура.
Екипът се подготвяше за обучение.
Отвън това изглеждаше като учебен пример за успешна миграция от Excel към Airtable.
Тогава открихме твърдото ограничение на Airtable: 500 колони на таблица.
Ние имахме 210 колони повече!!!
Това е историята за това какво се случи след това и защо взехме неудобното решение да сменим платформата в средата на работещ производствен проект и да започнем всичко от начало.
Защо тази статия съществува
По време на миграционния проект всичко вървеше в правилната посока.
Структурата на базата данни беше дефинирана.
Екипът се подготвяше за обучение.
Отвън изглеждаше като успешна доставка.
Но реалността на истинската работа не спира, след като системата е “готова”.
Докато все още работехме активно по проекта, собственикът на бизнеса продължи да прави това, което всеки ангажиран оператор прави: усъвършенстваше процесите си.
Създаваше нови изгледи, за да отрази как екипът реално работи.
Добавяше нови полета, за да улови оперативни детайли.
Разширяваше модела на данните, когато се появяваха нови случаи на употреба.
Това не беше злоупотреба.
Това беше внедряване на бизнес процес в практика.
И с всяко ново оперативно изискване таблицата растеше.
Повече колони.
Повече логика.
Повече структура се наслагваше върху вече съществуващата.
В един момент този растеж ни изтласка в твърда техническа граница: ограничението на Airtable за колони (500 колони на таблица).
Това ограничение не се появява в демота.
Рядко се обсъжда в туториалите.
И лесно се подценява, когато проектирате системи на хартия.
Но след като го стигнеш, не можеш да го игнорираш.
Тази статия обяснява какво се случи в точния момент, когато инструмент, който работи много добре в много случаи, започва да се бори с реална оперативна сложност.
Пълна прозрачност, дори когато е неудобно
Искам да бъда много ясна от самото начало.
Можехме да задържим всичко в Airtable.
Можехме да:
- Разделим данните на множество таблици
- Добавим полета за справки
- Изградим автоматизации за синхронизация между таблици
- Поправим ограничението с допълнителна логика
Системата щеше да продължи да “работи”.
Но обещанието ми към клиента никога не беше просто да накарам нещо да работи.
То беше да изградя система, която е:
- стабилна
- мащабируема
- и безопасна за развитие с времето
Насилването на инструмент отвъд границите на неговия дизайн внася скрити рискове, особено когато се очаква системата да расте години, а не месеци.
Тази статия обяснява защо избрахме да не поправяме ограничението.
Защо решихме да сменим софтуера в средата на реален производствен проект?
И какво ни научи това решение?
Ще ви преведа също през:
- Какво подценихме?
- Какво научихме по труден начин?
- И как това преживяване преоформи начина, по който проектираме дългосрочни системи днес?
За кого е тази статия
Тази статия е за:
- Собственици на бизнеси, които разчитат на електронни таблици (Excel, Google Sheets)
- Екипи, които обмислят Airtable за сложни оперативни системи
- Лица, вземащи решения, които ценят дългосрочната стабилност повече от краткосрочното удобство
- И всеки, който иска да разбере какво се случва след като миграцията се счита за “завършена”
Не е нужно да сте технически специалист, за да следвате това.
Ще обясня всичко на прост език, използвайки реални примери от реална работа, не абстракции.
Защото изграждането на системи за дългосрочно не е за избирането на най-популярния инструмент.
Става дума за вземането на правилното архитектурно решение в правилния момент, дори когато това решение е неудобно.
Какво ще научите от тази статия
В тази статия ще ви преведа през реално производствено решение, пред което много екипи са изправени, но много малко обсъждат открито.
До края ще разберете:
- Защо системата може да работи перфектно в началото и все пак да стане рискована с времето?
- Как реалната употреба разкрива ограничения, които не се появяват в демота или туториалите?
- Какво се случва, когато база данни нарасне отвъд първоначалните си предположения?
- Защо “работи” не е същото като “ще издържи”?
- Как да разпознаете ранните предупредителни знаци, че текущият ви инструмент може да не се мащабира с бизнеса ви?
- Какво объркахме по време на миграцията и какво научихме от това?
- Защо решихме да заменим Airtable в средата на жив клиентски проект?
- Как да мислите за дългосрочна архитектура на данни, дори ако не сте технически специалист?
Това не е теоретично сравнение.
Това е поглед зад кулисите на това как производствените системи реално се държат и как отговорните екипи се адаптират, когато реалността ги опровергае.
Началото: Когато успешна миграция започна да разкрива структурен стрес
Когато започнахме миграцията от Excel към Airtable, всичко се движеше в правилната посока.
Работните процеси на клиента станаха по-бързи.
Данните най-накрая имаха структура.
Екипът спечели видимост и контрол над ежедневните операции.
На този етап проектът все още активно се изграждаше, усъвършенстваше и разширяваше.
И това е важен детайл.
Защото истинската история не започна след доставката, тя започна по време на реалната употреба.
Система, която активно се развиваше, докато все още я изграждахме
Докато работехме върху базата данни, клиентът не остана пасивен.
Той направи това, което ангажираните собственици на бизнес правят.
Използваше системата.
Създаваше нови изгледи, за да подкрепи различни оперативни сценарии.
Добавяше полета, за да проследява детайли, които бяха важни за екипа му.
Усъвършенстваше структурата, докато се появяваха нови въпроси и нужди.
Това не беше разширяване на обхвата.
Това не беше злоупотреба.
Това беше реално внедряване, случващо се в реално време.
И от архитектурна перспектива, това е точно тогава, когато системите наистина се тестват.
Когато “добрата архитектура” среща реалния живот
Едно от най-големите погрешни схващания за инструменти като Airtable е, че ограниченията се появяват, защото някой “не е планирал достатъчно добре”.
В действителност най-сериозните ограничения възникват, когато системата се използва правилно в мащаб.
Точно това се случи тук.
Клиентът не замрази структурата и не каза: “Това е достатъчно добро”.
Той адаптира системата към това как бизнесът реално работеше.
И всяка адаптация добавяше сложност.
Не изкуствена сложност, а оперативна сложност.
710+ колони не беше “грешка”
В един момент по време на разработката прегледахме основната таблица и спряхме.
Таблицата беше нараснала над 700 колони.
Това не се случи заради хаос.
Не се случи заради лошо планиране.
Случи се, защото системата органично се развиваше, за да поддържа реална работа.
Това е критична точка.
Когато екипите разчитат на система ежедневно, те не мислят в термините на: “Това твърде много колони ли са?”
Те мислят в термините на: “Какво трябва да проследяваме, за да вършим работата си по-добре?”
Всяка колона представляваше реален бизнес въпрос.
И ето неудобната истина:
Ако една система се срути под реална употреба, проблемът не е в потребителя.
Проблемът е в основата.
Твърдата граница, която ударихме
В един момент проблемът престана да бъде теоретичен.
Airtable има максимум от 500 колони на таблица.
Ние имахме над 710.
Това не беше “бъдещ риск” или “възможно ограничение”. Беше твърд технически блокер, който наложи незабавно решение.
Очевидното решение: Разделяне на таблицата
Директното решение беше ясно:
- Създаване на втора таблица
- Преместване на някои колони там
- Свързване на двете таблици
- Използване на полета за справки, за да се реконструира изгледа на данните
Технически поддържано.
Архитектурно тревожно.
Защо отхвърлихме подхода “Разделяне + Справки”
Когато разделите една оперативна таблица на две и ги свържете със справки, въвеждате четири критични риска:
1. Увеличена крехкост
Сега зависите от връзките да останат правилни, автоматизациите да се синхронизират правилно и полетата за справки да не се счупят.
Ако един компонент се провали, цялата система става ненадеждна.
2. Скрита сложност
За потребителите все още изглежда като “една система”.
Зад кулисите сега са множество таблици, сшити заедно с логика.
Това прави всяка бъдеща промяна по-трудна.
3. Експлозия в зависимостта от автоматизация
Всяка синхронизация между таблици става автоматизация.
Всяка автоматизация става потенциална точка на повреда.
Не намалявате сложността; преразпределяте я, като я правите по-трудна за виждане.
4. Кошмар при отстраняване на грешки
Когато нещо се обърка, въпросът се променя от “Кое поле е грешно?” на “Коя таблица, коя справка, коя автоматизация, коя синхронизация се провали?”
Времето за отстраняване на проблеми се умножава.
Твърдата истина
Можехме да изградим цялата система по този начин.
Можехме да разделим данните, да създадем справките, да добавим автоматизациите и да поддържаме всичко в Airtable.
Системата щеше да “работи”.
Клиентът щеше да бъде удовлетворен краткосрочно.
Отвън проектът щеше да изглежда “успешно доставен”.
Но това не беше стандартът, който обещахме.
Истинският въпрос
В този момент въпросът престана да бъде: “Можем ли да накараме това да работи в Airtable?”
Истинският въпрос стана: “Трябва ли да принуждаваме Airtable да се държи като нещо, за което никога не е бил проектиран?”
Защото това, от което клиентът се нуждаеше сега, вече не беше гъвкав инструмент за електронни таблици.
Те се нуждаеха от:
- Оперативна база данни
- Дългосрочна структурна стабилност
- Свобода да се развива без скрити тавани
Това беше моментът, в който разбрахме: системата беше надраснала основата.
Етичното решение
Смяната на инструменти в средата на проект никога не е удобна.
Означава повече работа, повече риск, повече отговорност.
Но поехме ангажимент към клиента:
От този момент нататък всички допълнителни разходи ще бъдат покрити от нас.
Защо?
Защото бяхме обещали устойчива система с дългосрочна употребимост и архитектурна честност.
Доставката на крехко решение щеше да наруши това обещание.
Airtable е отличен продукт. За много случаи на употреба е правилният избор.
Но този проект беше пресякъл невидима линия. Вече не беше инструмент за проследяване или лека вътрешна система.
Той беше станал оперативен гръбнак.
И това изисква различни основи.
Миграция отново без да се счупи бизнесът
Когато решихме да се отдалечим от Airtable, най-опасната фаза на проекта беше започнала.
Не техническата работа.
Преходът.
Защото в този момент системата вече не беше експеримент или прототип.
Тя вече оформяше как бизнесът оперираше ден за ден.
Хората се подготвяха да я използват.
Процесите се коригираха около нея.
Доверието се формираше.
Така че реалното предизвикателство не беше как да мигрираме.
То беше да мигрираме без да нарушим реалността.
Златното правило, което зададохме преди да докоснем нещо
Преди да напишем единствена линия логика или да преместим един запис, дефинирахме едно неподлежащо на обсъждане правило: Бизнесът на клиента трябва да продължи да оперира нормално по време на прехода.
Без прекъсвания.
Без “ще го поправим по-късно”.
Без полуработещи състояния.
Това правило ръководеше всяко решение, което следваше.
Защо преоценихме платформата (не само настройката)
На този етап проблемът вече не беше:
- изгледи
- формули
- автоматизации
- или UX
Проблемът беше структурен капацитет.
Имахме нужда от система, която може да:
- Обработва много голям брой полета в една таблица!
- Развива се без изкуствени тавани
- Остава разбираема за нетехнически потребители
- И не изисква постоянни архитектурни решения само за да остане функционална
Тук стъпихме назад и оценихме алтернативите, не като инструменти, а като основи.
Въвеждане на NocoDB (като архитектурен избор, не тренд)
В крайна сметка решихме да мигрираме системата към NocoDB.
Не защото е “по-добър” в общ смисъл.
И не защото Airtable беше “провалил”.
А защото природата на системата се беше променила.
Това, което започна като проста база данни, беше станало оперативна база данни, и тя се нуждаеше от основа, проектирана за тази роля.
NocoDB ни даде нещо критично на този етап: контрол над структурата, мащаба и еволюцията.
Но това решение има смисъл само когато се разглежда през сравнение.
Airtable срещу NocoDB: Кога всеки от тях има смисъл
Airtable и неговите положителни страни
Airtable е отличен продукт, когато:
- Скоростта на настройка е по-важна от дългосрочния мащаб
- Броят полета на таблица е предвидим
- Системата е основно базирана на интерфейс
- И моделът на данните е относително стабилен
За много екипи Airtable е мощно подобрение спрямо електронните таблици.
Все още го препоръчваме в зависимост от нуждите на проекта.
Къде Airtable започва да се бори
В този проект Airtable започна да показва стрес, когато:
- Централната таблица нарасна отвъд стотици колони
- Оперативната логика зависеше от единствен, постоянно растящ набор от данни
- Разделянето на множество таблици въведе каскадни зависимости
- И всяко решение увеличи крехкостта вместо устойчивостта
Нищо от това не са “грешки”.
Те са сигнали, че системата е надраснала комфортната зона на инструмента.
NocoDB: Какво се промени с тази основа
NocoDB подходи към проблема по различен начин.
Вместо да абстрахира базата данни, той:
- Разкрива структурата по-честно
- Позволява значително по-високи ограничения за колони (особено когато се поддържа от Postgres)
- Разделя слоя на данни от слоя на интерфейса
- И намалява нуждата от изкуствени архитектурни трикове
С прости думи:
Системата може да расте без да се борим с платформата.
Защо това беше правилният ход за този проект
Това решение не беше за функции.
То беше за управление на риска.
Като преминахме към система, базирана на Postgres, с NocoDB като слой на интерфейса, спечелихме:
- Структурно пространство за бъдещ растеж
- По-малко скрити ограничения
- По-ясни ментални модели за това как се държат данните
- И по-безопасен път за дългосрочна еволюция
Най-важното, намалихме вероятността бъдещият растеж да задейства друга спешна миграция.
Критично пояснение
Това не е аргумент срещу Airtable.
Това е аргумент за архитектурна честност.
Всеки инструмент има обхват, в който блести, и точка, където натискането му по-нататък създава скрит дълг.
Нашата отговорност не беше да защитаваме инструмент.
Тя беше да защитим бизнеса на клиента.
Подготвяне на етапа за стъпките на миграцията
Едва след като:
- Предефинирахме нашите ограничения
- Избрахме основа, съобразена с реалността на системата
- И заключихме правилото “без прекъсване”, преминахме към изпълнение
Следващата секция разбива как мигрирахме отново, стъпка по стъпка, без да счупим работните процеси, доверието или сроковете.
Там започна истинската сложност.
Стъпка 1: Преизграждане на базата данни по правилния начин
Това беше най-важната и най-малко видима промяна в целия проект.
В Airtable структурата и интерфейсът са плътно обвързани.
Таблици, полета, изгледи и употреба – всички растат заедно, често без ясни граници.
В NocoDB + PostgreSQL те не са.
Това разделение ни даде възможността да направим нещо критично: да проектираме базата данни целенасочено, вместо да оставим тя да се развива случайно.
Какво направихме различно този път
- Схемата на базата данни беше проектирана първо, не открита с времето
- Типовете полета бяха избрани умишлено, не “защото работеха преди”
- Конвенциите за именуване бяха стандартизирани
- Излишните и припокриващи се полета бяха прегледани, не слепо копирани
Но едно нещо е важно да се изясни: Не опростихме бизнеса, за да направим базата данни по-лесна.
Бизнесът беше сложен и с право.
Нашата работа не беше да намалим тази сложност, а да ѝ дадем основа, която може да я издържи дългосрочно!!!
Стъпка 2: Изгледите остават критични и напълно поддържани
Едно изискване беше неподлежащо на обсъждане от първия ден: изгледи.
Екипът на клиента разчита много на тях:
- Различни роли се нуждаят от различни перспективи
- Ежедневната работа зависи от филтрирани, структурирани изгледи
- Един набор от данни трябва да обслужва множество оперативни нужди
Това е важно да се заяви ясно: Изгледите никога не бяха проблем!
Те бяха една от причините Airtable да работи добре в ранните етапи.
И те също бяха една от основните причини NocoDB да е жизнеспособна замяна.
Това, което имаше значение за нас, беше просто:
- Множество изгледи над една и съща таблица
- Видимост, специфична за ролята, без дублиране на данни
- Стабилни филтри и сортиране, на които хората могат да разчитат ежедневно
NocoDB поддържаше всичко това без да налага компромиси в структурата на данните.
От гледна точка на потребителя:
- Работните процеси останаха познати
- Ежедневните навици не се промениха
- Нищо не се “счупи”
И това беше точно целта.
Защо избрахме NocoDB (само практически причини)
След като ограничението на Airtable за колони стана твърд блокер, оценихме алтернативите.
NocoDB се открои по много практически причини:
- Няма изкуствено ограничение на колони като Airtable
- Директна връзка с PostgreSQL (до ~1600 колони на таблица)
- Отворен код и напълно самохостван (спестява много разходи месечно в сравнение с плановете на Airtable)
- Пълен контрол над фирмените данни (защото е самохостван)
- Неограничен брой членове на екипа, без цени на място (спестява много разходи месечно в сравнение с плановете на Airtable)
За този конкретен проект тези точки имаха значение повече от всеки “списък с функции”.
Преизграждане от нулата нарочно
NocoDB поддържа импортиране на Airtable база директно.
Опитахме го.
Но импортираната структура не отразяваше реалната логика на системата; тя просто огледалеше ограниченията на Airtable.
Така че взехме целенасочено решение:
Преизградихме базата данни от нулата.
Поле по поле.
- Всяка съществуваща колона беше проверена спрямо оригиналната Excel логика
- Бизнес значението беше валидирано, не предполагано
- Полетата се добавяха само когато служеха за ясна цел
Това не беше по-бързо.
Но беше по-безопасно.
Стъпка 3: Изпълнение на миграцията без да се счупи бизнесът
Това беше фазата, в която повечето неща можеха да се объркат.
До този момент:
- Решението за платформата беше взето
- Структурата беше препроектирана
- Изгледите бяха пресъздадени
Оставаше най-деликатната част от целия проект: преместване на реалността от една система в друга без да се повреди доверието.
Тази стъпка не беше за скорост.
Тя беше за контрол.
Миграция на данни без изненади
Не мигрирахме всичко в един масивен импорт.
Този подход изглежда ефективен и крие проблемите, докато не е твърде късно.
Вместо това мигрирахме постепенно.
Всяка партида беше валидирана за:
- брой записи
- интегритет на полетата
- гранични случаи на форматиране
Всяко несъответствие беше разследвано.
Нищо не беше игнорирано “защото повечето работи”.
Това ни забави леко и ни спаси от структурни грешки, които щяха да бъдат изключително скъпи по-късно.
Неочакваната полза
След като системата живееше на PostgreSQL, разговорът се промени.
Вместо: “Може ли инструментът да направи това?”
Започнахме да питаме: “Какво трябва да стане тази система следващо?”
Анализи?
Вътрешни инструменти?
Работни процеси, подпомогнати от изкуствен интелект?
Персонализирани интерфейси?
Всичко това е възможно без още едно преизграждане.
Истинският урок от тази миграция
Най-опасните системи не са тези, които се счупват рано.
Те са тези, които работят точно достатъчно добре, за да ви хванат в капан.
Airtable не провали този проект.
Той направи точно това, за което беше проектиран.
Грешката щеше да бъде да се преструваме, че проектът не го беше надраснал.
Заключение: Защо тази миграция промени начина, по който изграждаме системи
Този проект не просто промени база данни.
Той промени начина, по който мислим за автоматизация, инструменти и отговорност.
В Marinext AI често казваме, че автоматизацията не е за заместване на ръчната работа.
Тя е за изграждане на системи, които могат да преживеят реалността.
Тази миграция доказа това твърдение на практика.
Къде методът HARDEN™ беше тестван
Методът HARDEN™ не беше нещо, което приложихме след факта.
Той беше рамката, която ни позволи да разпознаем проблема рано и да го поправим, преди да стане провал.
Ето как този проект подсили всяка фаза:
Discover (Откриване)
Не просто картографирахме процеси.
Наблюдавахме как системата реално се развива, след като хората започнаха да я използват ежедневно.
Design (Проектиране)
Спряхме да проектираме за това, което инструментът позволяваше, и започнахме да проектираме за това, което бизнесът изискваше.
Build (Изграждане)
Системата беше преизградена с предпазни мерки, не с кратки решения.
Break (QA) (Счупване – Контрол на качеството)
Третирахме самия растеж като стрес тест, не като изключение.
Harden (Закаляване)
Мониторингът, валидацията и структурната безопасност станаха неподлежащи на обсъждане.
Launch (Пускане)
Преходът се случи без да се счупи доверието или ежедневните операции.
Monitor (Наблюдение)
Най-важното е, че системата сега е изградена да бъде наблюдавана, не само използвана.
Това е как HARDEN™ изглежда в реалния живот, не като теория, а като дисциплина.
По-дълбокият урок
Най-трудните решения в системния дизайн рядко са технически.
Те са решения за времето.
Кога да спрем да натискаме инструмент отвъд границите му?
Кога да признаем, че “работещ” не е същото като “безопасен”?
Кога е по-добре да сменим посоката, преди да стане болезнено?
Този проект можеше да остане в Airtable.
Той щеше да продължи да работи известно време.
Но дългосрочните системи не се изграждат чрез принуждаване на инструменти да се подчинят.
Те се изграждат чрез избиране на основи, които уважават растежа.
Какво означава това за собствениците на бизнес
Ако има едно заключение от тази история, то е следното: Успешната миграция не е краят на проект. Тя е началото на отговорността.
Инструментите няма да ви защитят от сложността.
Само архитектурата ще го направи.
И архитектурата не е за софтуер.
Тя е за решения.
Защо споделям това публично
Не пиша тези статии, за да представям инструменти.
Пиша ги, за да документирам реалността, включително грешки, ограничения и неудобни моменти.
Защото реалните системи не се изграждат в демота.
Те се изграждат под натиск, с реални данни, реални хора и реални последици.
Тази статия съществува, за да не се налага други да научат тези уроци по труден начин.
Финална мисъл
Най-опасните системи не са тези, които се провалят бързо.
Те са тези, които работят точно достатъчно добре, за да забавят трудните решения.
HARDEN™ съществува, за да предотврати точно това.
И тази миграция сега е част от неговата еволюция.
